申請フォームの項目
申請者、対象、金額、希望日など、判断に必要な情報を揃えます。後から集計する項目は、自由記述にせず選択肢を統一します。
業務自動化とデータ活用の実務研修
申請から可視化までを、ひとつながりで設計する
申請書の回覧と集計を、メールとExcelの往復だけで進める時間を減らします。Power Automateで承認の流れを整え、Power BIで結果を見える形にする手順を、初めての方にも追える順番で学びます。
学習する業務の流れ
- 01 申請入力項目と提出先を決める
- 02 承認通知・差し戻し・再申請を設定
- 03 記録担当者と処理結果を残す
- 04 可視化更新できるダッシュボードへ
Power Automate申請の受け付けから通知、記録までをつなぐ。
Power BI記録されたデータを指標として共有する。
01 / 承認フロー
承認フローは、例外処理まで決めてから組み立てます
申請の入口だけを自動化しても、差し戻しや承認者不在で流れは止まります。誰が何を確認し、完了後にどこへ記録するかを先に整理します。
承認者と条件分岐
金額や部門を条件にした経路を設計します。複数人の承認が必要な場合は、順番と同時依頼の違いを確認します。
差し戻しと再申請
修正理由を申請者へ伝え、再提出後にどの承認段階へ戻るかを定義します。例外を決めておくと運用が落ち着きます。
完了通知と記録
申請者への結果通知に加え、処理日時や承認者をExcelまたはリストへ記録。後から経緯を確認できる形にします。
02 / 請求・申請処理
受領後の転記と確認依頼を、自動処理に置き換える
請求書や社内申請の情報を受け取ったあと、担当者が何度も転記していませんか。入力元、確認者、記録先を決めれば、処理状況を追える流れにできます。
受領・受付
申請内容と添付情報を確認
内容を判定
金額や担当部署で経路を分岐
一覧へ記録
Excelやリストへ処理情報を保存
期限を知らせる
未処理の担当者へリマインド
Excel・リスト
申請番号、担当、期限、承認結果を記録し、締め処理に渡せる列構成を考えます。
OneDrive
関連ファイルの保存先と命名ルールを揃え、申請データから迷わず参照できるようにします。
Teams
承認依頼や期限の通知を必要な相手へ届け、確認の抜けを減らします。
03 / Power BI
Excelの一覧を、判断に使えるダッシュボードへ
表の数字を並べるだけでは、変化の理由をつかみにくいものです。指標の意味を揃え、見る人が次の確認に進める画面を設計します。
月次の業務指標
データ更新：毎週
売上実績1,280万円
予算達成率94%
処理件数326件
月別の実績推移
１月２月３月４月５月
部門別の構成
表示例。数値は画面構成を示すためのサンプルです。
データを整える順番
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01
Excelデータを取り込む
列名、日付、空欄、重複を確認し、更新元の表を整えます。
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02
指標の定義を揃える
売上、予算、進捗などの計算方法を決め、部門間の差をなくします。
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03
目的に合う図を選ぶ
推移は折れ線、比較は棒、構成比は円など、読み取りたい内容で使い分けます。
-
04
更新と共有を運用する
更新頻度、確認担当、閲覧範囲を決め、古い数値が残らない仕組みにします。
04 / 指標設計
経営指標は、全社から担当者まで同じ定義で見る
全社の目標を部門や担当者の行動へつなぐと、数字の意味が共有されます。見る人に必要な範囲を絞り、速報値と確定値も区別します。
全社の目標
営業部門
売上・受注の進捗
月別売上受注件数
業務部門
処理量・対応状況
処理件数完了日数
指標の階層を揃える
全社、部門、担当者の順で関係を整理し、上位目標に結びつく数字を選びます。
閲覧者に合わせて絞る
経営層には要点、現場には次の対応が分かる情報を配置します。情報を詰め込みません。
用語集で定義を共有
集計期間や対象範囲を記録し、同じ指標を部署ごとに違う意味で使わないようにします。
速報と確定を分ける
未確定の数値には状態と更新時刻を表示し、確定値と混同しない見せ方にします。
05 / 運用の確認
運用で止まりやすい箇所を、先に点検する
自動化は、作成後の確認方法まで決めて初めて業務に定着します。異常に気づく人と変更を記録する場所を決めておきます。
フローが停止したとき
実行履歴から失敗した処理と入力値を確認します。担当者への通知先と再実行の判断基準も用意します。
ライセンスと権限
利用する接続先、所有者、共有範囲を確認します。担当者の異動後も管理できる体制を作ります。
データ更新の失敗
更新失敗を検知する担当と確認時刻を決め、古いデータを表示し続けないようにします。
変更履歴を残す
フローや指標を変更した日、理由、確認者を記録します。小さな修正も追える状態にします。
次の一歩
申請フローの棚卸しからご相談ください
現在の申請方法、承認者、記録先を伺い、自動化する範囲を整理します。請求処理やExcel集計の見直しもご相談いただけます。
現行の手順と困りごと
利用中のMicrosoft 365環境
記録したい指標と閲覧者